[이데일리 한근태 칼럼니스트] 일주일에 80시간 이상을 일하지만 성과는 나지 않고 늘 일에 쫓기는 사람이 있다. 친구도 만나지 못하고, 스트레스는 쌓이고, 건강도 좋지 않고 부부 사이도 나쁘다. 늘 헉헉대며 산다. 반면 정시에 퇴근하고, 주말이면 가족과 여행을 다니고, 주중에도 친구들을 만나 여유롭게 살지만 가정과 회사에서 승승장구하는 사람도 있다. 일을 얼마나 효과적으로 하느냐가 이같은 차이를 만든다. 효과적으로 일하기 위해서는 무엇을 어떻게 해야 할까?
첫째, 정리(整理) 정돈(整頓)이다. 주변을 깨끗이 치우면 일의 효율이 높아진다. 우리는 많은 시간을 무엇인가를 찾는데 사용한다. 일을 효과적으로 하는 사람의 책상은 늘 깨끗하다. 무엇이든 찾기 쉽다. 쓸데없는 데 시간을 허비하지 않는다. “나는 직원의 책상을 보면서 그를 평가한다네. 직원들이 퇴근한 후 사무실을 한 바퀴 돌아보면 대충 저 친구가 어떤 사람인지, 어떻게 일을 하는지, 정리가 되어 있는 사람인지 아닌지를 알 수 있네. 책상 위가 너저분한 친구 중에 일을 잘 하는 친구를 본 적은 별로 없네…” 대기업 고위 임원인 친구가 내게 한 말이다.
정리와 정돈의 차이를 알고 있는가? 흔하게 쓰는 말이지만 정확하게 답변하는 사람은 별로 없다. 하지만 엄연히 다르다. 정리는 버리는 것이다. 쓸데없는 자료, 책, 옷, 가구, 컴퓨터 안의 불필요한 정보 등을 버리는 것. 정돈은 이후에 이를 찾기 쉽고 알아보기 쉽게 배열하는 것이다. 제 자리에 갖다 놓는 것도 정돈에 해당된다. 프로세스 상으로 정리가 앞이고 정돈이 뒤다. 정리되지 않으면 정돈은 의미 없다. “책상을 지배하라. 그렇지 않으면 책상이 당신을 지배한다”
둘째, 시간 관리다. 시간을 사용하는 방식을 보면 어떤 사람인지 알 수 있다. 수첩이 빈칸 없이 빽빽한 사람이 있다. 조찬과 저녁 모임도 겹치기로 출연한다. 그런 사람은 대개 드러내기를 좋아한다. 많은 모임에 얼굴을 내밀어 존재를 확인 받고 싶어한다. 정치성이 강한 사람들이다. 그런 사람들은 가정과 건강에 문제가 생기기 쉽다. 정말 중요한 것을 챙기지 못하기 때문이다.
시간관리의 핵심은 가치관에 따라 우선순위를 정하고 이에 따라 계획을 세우고 행동하는 것. 내게 정말 중요한 것은 무엇인지, 지금 죽어도 여한이 없는지를 늘 생각하고 스케줄을 잡는 것이 참다운 시간 관리다. 소중한 것을 먼저 하는 것이 핵심이다. “정말로 중요한 일은 대개 급한 일이 아니다. 또 급한 일은 대부분 정말로 중요한 일이 아니다” 아이젠하워의 말이다.
셋째, 나름의 리프레쉬 방법을 갖는 것이다. 사람은 한 시간 이상 같은 주제에 집중하지 못한다. 그러면 효과성도 떨어진다. 비슷한 성향의 일을 반복하는 것도 효과적이지 못하다. 오랜 시간 책을 보고 제안서를 쓰거나 이 회의 저 회의 끌려다니거나 TV를 보는 것보다는 변화를 주는 것이 효과적이다.
육체적인 일과 정신적인 일을 섞어보자. 사무직에 종사하는 사람은 주기적으로 몸을 사용하는 것이 좋다. 직접 책상을 치우고 청소하는 것은 좋은 리프레쉬 방법이다. 오전에는 앉아서 하는 일을 하고 오후에 밖으로 나가 고객을 만나는 것도 괜찮다. 필자의 경우 오후 서 너 시 쯤 반드시 사우나를 20분 정도 한다. 기분이 새로워진다. 하루를 두 번 사는 느낌이다.
넷째, 효과적인 커뮤니케이션이다. 필요에 따라 커뮤니케이션 방법을 달리하는 것도 중요하다. “글 잘 받았다, 오늘 저녁 약속 잊지 않았느냐, 내일 강의 확인 부탁한다” 등 간단한 확인은 문자 메시지가 효과적이다. 거절, 약속 변경, 사과의 얘기는 직접 통화하는 것이 예의다. 모르는 사람에게 만나자는 이야기를 할 때에는 이메일로 먼저 용건을 이야기하는 것이 효과적이다. 그래야 상대도 왜 만나자는 것인지 알 수 있기 때문이다. 그런 연후에 필요하면 전화를 하고 그래도 부족하면 만나는 방법이 좋다. 필자는 몰아서 전화를 하는 경향이 있는데 주로 차가 막힐 때 한다. 어차피 차 안에서의 시간은 부서지기 때문에 전화할 상대를 미리 생각해 뒀다가 전화를 하면 여러 면에서 효용성이 높다.
일을 효과적으로 하는데 첩경은 없다. 상황, 처해진 위치, 하는 일의 종류에 따라 유연하게 적합한 방법을 찾아가는 것이 최선이다. 늘 어떻게 하면 좀 더 효과적으로 일을 할 수 있을까 고민하는 것이 우리 모두의 과제다.
