첫째는 진단이다. 자신의 상태를 점검하는 것이 우선이다. 시간을 제대로 사용하는지 여부를 판단하기 위해 가계부 쓰듯 사용한 시간을 기록해 봐야 한다. 그리고 사용한 시간에서 효과적으로 보낸 부분과 낭비 부분을 구분해야 한다.
시간을 기록하다 보면 막연하게 생각하고 있는 것과 실제 사용하고 있는 시간 사이에 큰 차이가 있다는 것을 알 수 있다. `나는 시간관리를 제대로 하고 있다`고 생각하는 사람조차도 `이렇게 낭비요소가 많나` 하는 생각을 하게 된다.
낭비요소는 제거해야 한다. 삶이 칼로 무 자르듯 할 수는 없지만 단순화를 통해 낭비요소를 최대한 없애야 한다. 그런 면에서는 미국의 아이젠하워 대통령이 대표 선수다. 그의 시간관리 철학은 단순화였다. 생활을 단순화해야 중요한 일에 집중할 수 있다는 것. 그는 일을 네 가지로 구분했다. 버릴 것, 지시 혹은 협조할 것, 지금 당장 직접 처리할 것, 연락할 것. 얼마나 단순한가?
생활을 단순화하고 이렇게 해 보는 것도 방법이다. 할 수 있는 것과 할 수 없는 것, 지금 할 수 있는 것과 나중에 해도 상관이 없는 것, 내가 할 수도 있지만 다른 사람에게 부탁하면 더 잘 할 수 있는 것… 우리가 시간을 관리하지 못하는 것은 생활이 너무 복잡하기 때문이다.
두번째는 뭉텅이 시간의 확보다. 일에도 등급이 있고 시간에도 품질이 있다. 어떤 일은 메신저를 주고 받고 수다를 떨면서도 할 수 있다. 하지만 대부분 지식노동자의 일은 집중력을 필요로 한다. 그렇기 때문에 지식노동자는 뭉텅이 시간의 확보가 절대적이다.
15분마다 전화를 받고 고객을 응대하면서 5시간 동안 중요한 제안서를 쓰는 것과, 5시간 동안 완전히 혼자 일을 하는 것과 어느 쪽이 생산성이 높을까?
보고서와 제안서를 쓰는 일, 문제해결을 위해 회의를 하는 일, 고객과 상담하는 일, 부하직원을 코칭하는 일, 아이디어를 내는 일 등은 모두 뭉텅이 시간을 필요로 한다. 잘게 부서지는 시간은 효과성 측면에서 떨어진다. `어떻게 시간을 분배해 뭉텅이 시간을 확보하느냐`는 지식인 시간 관리의 포인트다.
셋째, 머리가 맑을 때 할 일과 집중력이 떨어질 때 할 일을 구분해 사용하는 것이 좋다. 사람마다 머리가 맑고 집중력이 높아지는 시간대가 다르다. 아침형 인간은 오전 시간의 품질이 좋지만 올빼미형 인간들은 저녁시간에 머리가 맑다.
책을 읽고, 글을 쓰고, 제안서를 쓰는 것은 집중력도 필요하고 지적 에너지 소모가 큰 작업이다. 이런 일을 할 때는 방해 받아도 안 되고 조각난 시간은 별 소용이 없다. 새벽에 머리가 맑은 사람은 집중력을 요하는 일을 새벽에 하면 좋다. 집중력이 필요 없는 일은 오후 시간 등에 배치하는 것이 좋다. 인터넷을 뒤지고, 고객을 만나고, 전화를 하는 등의 일이 그렇다. 또 집중적으로 무엇인가 신경 쓸 일을 하는 경우 전화기를 꺼 두는 것도 시간을 효과적으로 사용하는 방법이다.
성공은 균형과 리듬이다. 뜨뜬 미지근하게 일을 하는 것도 아니고 그렇다고 쉬는 것도 아닌 사람이 있다. 그런 사람은 성공의 반대편에 있는 사람이다. 할 때는 화끈하게 하고 쉴 때는 잘 쉬는 것이 성공의 비결이다. 그래야 하는 사람도 신이 난다. 시간관리도 그렇다. 집중력이 필요할 때와 그렇지 않을 때를 구분하는 것이 시간 관리다.
우리가 시간관리를 해야만 하는 이유는 그래야 사랑을 속삭일 시간을 확보할 수 있기 때문이다. 최악은 애인을 만난 자리에서 일에 대해 걱정을 늘어놓는 사람이다. 그런 사람은 연애를 하고 있는 것도, 일을 하고 있는 것도 아니다.
