Ⅰ. 시스템경영
1. 시스템경영 개념
시스템경영이란 회사업무의 일반적 단계인 Plan(계획), Do(실행), See(평가) 기능을 상호 체계적으로 연계시켜 연속성을 강화하고 각 단계별 업무를 시스템화 하여 실행함으로써 경쟁력을 제고시키는 고효율, 자율경영시스템을 말한다. 즉 업무를 표준화, 시스템화 하여 체계적으로 수행함으로써 핵심 업무와 지원업무 양축의 Quality와 Speed를 제고시키는 동시에 생산성을 향상시키는 효율경영시스템을 말하는 것이다.
종합적으로 살펴보면 시스템경영은 다음과 같은 통합적 의미를 갖고 있다고 말할 수 있다.
• 비체계적 업무수행 관행을 체계적 업무수행으로 바꾸는 것
• 바람 부는 대로 파도치는 대로 무계획적 경영을 VISION 경영으로 바꾸는 것
• Low Quality & Low Speed를 High Quality & High speed 경영으로 바꾸는 것
• CEO에 의한 경영을 조직에 의한 경영으로 바꾸는 것
• 수직(업무집중)경영을 수평(업무분산) 경영으로 바꾸는 것을 시스템경영이라 말할 수 있는 것이다.
2. 시스템경영 기본체계
시스템경영은 중장기경영전략과 연도경영계획, 그리고 부서 및 개인 업무실행계획을 효율적으로 실행하기 위해 일상 업무 수행을 효율적으로 수행할 수 있도록 업무 프로세스를 설계하고 이런 업무 프로세스에 의해 회사의 모든 업무를 매뉴얼화 하고, 이런 업무를 질 높고 스피드하게 실행함으로써 업무효율과 생산성을 높이기 위한 고효율 자율경영시스템, 그리고 계획 대비 실행 내용을 객관적인 성과관리 지표에 의해 전사, 부서 및 개개 직원들의 성과를 정확히 평가하고 이를 분석하여 더 나은 성과를 만들기 위한 일련의 과정을 체계적으로, 시스템적으로 운영하기위한 경영체계를 말한다.
시스템경영 기본체계를 살펴보면 다음 그림과 같다.
[그림 1-1. 시스템경영 기본체계]
3. 시스템경영 추진 단계
시스템경영 추진은 다음과 같은 15단계로 나누어 추진한다면 효율적일 것이다. 시스템경영 추진 15단계를 살펴보면 다음 표와 같다.
[표 1-1. 시스템경영 추진 15단계]
4. 시스템경영의 필요성
필자는 최근 3년 동안 최고경영자 대상 강의에 출강하면서 설문조사와 개별 CEO들과의 미팅을 통해 시스템경영이 안 되고 있는 이유, 시스템경영 안 됨으로 해서 기업이 안게 되는 문제점, 그리고 그 해결방안을 찾고자 많은 노력을 경주해 왔다. 그 결과 기업에서 시스템경영이 안 되는 이유, 역으로 시스템경영이 왜 필요한지를 네 가지로 요약할 수 있었다. 그 내용을 요약하면 다음과 같다.
(1) 기업목표, 비전 공유 부재
현안문제 | 해결방안 |
∘기업의 목표가 뚜렷하지 않다. ∘특이한 기업문화와 전통이 없다. ∘노사 간 비전 공유가 되어 있지 않다. ∘신뢰경영, 투명경영 시스템이 구축 되어 있지 않다. ∘임직원에 대한 기본 정신 교육을 소홀히 하고 있다. | ∘기업문화 정립을 위한 의견수렴 ∘기업문화가 정착될 때까지의 지속적 관리 시스템 구축 필요 ∘경영층의 비전 제시 - 중장기 및 년도 계획에 반영 - 창립기념일 등에 비전 재정립, 공포 ∘대화 채널 상설 ∘회계투명성 확보 시스템 구축 ∘노사공감대 형성 ∘정규적인 CEO및 외부 ∘전문가초빙 교육 필요 |
(2) CEO 의 의사결정 지연 및 오류
현안문제 | 해결방안 |
∘CEO가 경영 잡무의 늪에 빠져있다. ∘CEO가 경영우선순위 결정을 제대로 못 하고 있다. ∘CEO가 의사결정을 지연함으로써 업무추진 상 병목 현상이 자주 일어나고 있다. | ∘기 시스템에 의한 경영이 필요 ∘업무의 과감한 이양 ∘핵심 참모 육성 ∘CEO 의사결정 외부 자문역 (경영 주치의제) 도입 |
(3) 중간허리 (관리자) 및 핵심참모 육성 부족
현안문제 | 해결방안 |
∘CEO가 핵심참모 양성을 제대로 못하고 있다. ∘중간관리자와 CEO간 커뮤니케이션이 제대로 되지 않고 있다. ∘중간관리자에 대한 정례적인 교육시스템이 구축되어 있지 않다. | ∘핵심참모 육성 토양 마련 ∘핵심참모 육성 공감대 형성 ∘시스템 구축 ∘중간관리자에 대한 객관적 평가 시스템 구축 ∘주기적인 핵심참모 교육 - 사내 - 사외 ∘핵심참모 육성 및 예비 임원 육성 프로그램 개발 |
(4) 자동경영시스템 (프로세스화, 시스템화) 결여
현안문제 | 해결방안 |
∘모든 회사 업무에 있어 plan-do-see 시스템이 제대로 갖추어져 있지 않다. ∘CEO 지시에 의한 업무수행 패턴 ∘자율적 업무수행 관행 미비 ∘주5일 근무제에 따른 생산 및 사무 생산성 향상이 급선무 ∘높은 업무의 질, 스피드한 업무처리 훈련 필요 ∘공정한 업무 평가 시스템 부존재 | ∘회사 전 업무에 대한 P-D-S 시스템 구축 ∘업무표준화 ∘업무 매뉴얼 구축 ∘지속적인 기본실무 교육 - 사무관리(총무, 인사, 재무회계)실무 - 기획실무 - 마케팅, 영업실무 ∘직무 자격제 도입 ∘창의력, 책임업무 수행 평가 시스템구축 ∘성과중심의 업무수행 시스템 구축 |
5. 시스템경영이 필요한 기업유형
시스템경영이 필요하지 않은 기업은 없다고 해도 과언은 아닐 것이다. 일반적인 시스템경영 필요 기업 유형을 살펴보면 다음과 같다.
• 고효율 및 자율경영을 추구하는 기업
• 경영 혁신을 추구하는 중소, 벤처기업
• 시스템경영을 통한 인력 효율화 희망 회사
• 주5일 근무에 따른 사무생산성 향상을 추구하는 기업
• CEO의 잡무 탈피를 희망하는 기업
• 체계적인 중장기 및 년도 경영계획을 수립하고자 하는 기업
• 정확하고, 객관적인 경영종합 진단을 통한 전략 경영을 추구하는 기업
• 직원 이직이 많아 업무 향상이 제자리걸음을 하고 있어 업무 수준 유지를 희망하는 기업
• 업무의 Quality와 speed 추구로 사무생산성을 높이고 싶은 기업
6. 시스템경영 기대효과
시스템경영은 참으로 우리 기업에 없어서는 안 될 기업 핵심과제인 동시에 기업경영 효율을 높이는 데 지대한 영향을 미친다고 말할 수 있다.
대표적인 시스템경영의 기대효과를 살펴보면 다음과 같다.
• 업무의 질 3-5배 향상
• 업무 Speed 3-10배제고
• 조직 및 인력관리 효율화
• 인건비, 경비 등 절감 효과
• CEO 없이도 돌아가는 경영시스템 구축
• 매출수익 실적제고
• 연봉제의 객관적 Data 생산 가능
• 합리적인 조직 및 인력 통제 가능
• 지식경영 가능
• 사내 커뮤니티 및 제안활동 활성화
Ⅳ. 시스템은 영원하다
1. 시스템경영의 항구 목표
시스템경영은 일시적이 아니라 기업이 존속하는 한 항구하기 때문에 시스템경영의 추구목표도 항구적 목표일 수밖에 없다. 이런 의미에서 시스템경영의 항구목표는 다음과 같다.
• VISION 경영의 실현
• 경영 종합진단에 의한 중장기 및 연도경영전략 계획의 체계적 수립
• 계획 및 예산의 월별, 분기별 실행시스템 구축
• 회사 전 업무의 체계화
• 고효율 및 자율 업무실행 시스템 구축
• 전사적, 부서별, 개인별 완벽한 평가시스템 구축
• 업무의 매뉴얼화(업무수행 지침 - 표준 sheet - 표준사례)를 통한 업무 Quality와 Speed의 지속적 향상 도모
2. 시스템경영의 지속적 업그레이드
시스템경영은 일시적인 것이 아니라 기업이 존속하는 한 지속되어야할 경영핵심과제이며 현재의 완벽한 시스템이라 하더라도 업력이 늘어나고 직원 수가 늘어나고 업무환경이 바뀌면 언제든지 기동성 있게 바꾸어 나가는 것은 어떻게 보면 당연한 과정이라 할 수 있다. 따라서 경영시스템도 이런 상황변화에 따라 지속적으로 업그레이드 하지 않으면 안 된다.
시스템경영이 지속적으로 업그레이드되어야 하는 이유는 다음과 같다.
첫째, CEO 또는 상사의 지시에 의한 업무수행 관행을 탈피하여 직원 스스로 업무를 계획하고 실행하는 자율경영 시스템 추구하기 위해서다.
둘째, 회사의 계획(PLAN) - 실행(DO) - 평가(SEE) 업무의 반복적 수행시스템을 통한 업무의 지속적 up-grade화가 필요하기 때문이다.
셋째, 실행을 전제로 한 계획, 평가를 전제로 한 실행, 평가결과를 반영한 계획수립 등이 상호 연계성을 강화하고, 생산성 및 업무 효율 극대화로 기업 경쟁력을 강화시키기 위해서다.
3. 기업의 영원한 과제, 생산성 향상과 경쟁력 제고
기업이 성장해 가기 위해서는 생산성 향상과 경쟁력 제고가 필연적으로 실행되지 않으면 안 된다.
기업 생산성은 크게 노동생산성과 자본생산성으로 대별해 볼 수 있다. 노동생산성은 원래 종업원 1인당 부가가치를 말하는 것으로 높은 업무의 질 향상과 스피드한 업무처리에 의해 이루어지는 경우가 많다. 또한 자본생산성은 부가가치를 총자본으로 나눈 개념으로 자본효율을 측정하는 지표로 많이 사용되고 있다. 흔히 자본생산성은 투자효율 극대화와 수익극대화로 나타난다. 그리고 이런 생산성은 경쟁력 제고로 이어지고 높은 경쟁력은 결국 위대한 기업의 밑거름이 된다.
[그림 1-2. 생상성과 경쟁력 상관도]
4. 조직에 의한 자율 경영의 실현
회사 규모가 커지고, 직원 수가 늘어나면 조직에 의한 경영시스템은 필수 요소가 된다.
조직의 원리상 회사규모가 최고경영자 한 사람에 의해 운영될 수 있는 한계를 이미 벗어났기 때문이다. 따라서 회사가 성장하는 과정에서 조직에 의한 자율경영은 피할 수 없는 핵심과제일 수밖에 없다. 자율경영 실현이야 말로 회사 성장과 함께 고민해야할 기업의 핵심과제인 셈이다.
[그림 1-3. 자율경영 실현 메커니즘]
5. 경영시스템이 견고해야 지속 가능 경영이 실현된다
지속가능경영이 최근 기업의 핵심이슈가 되고 있다. 많은 기업들이 기업환경 적응실패, 무리한 사업 확장, 노사관계 불안, 사회적 책임 결여, 회계분식 등 다양한 이유로 쓰러지고 있다. 한 기업이 성장하는 데는 종업원들과 사장의 희생과 피나는 노력이 없이는 이룰 수 없는 피와 땀의 소산물임에 틀림없다. 이런 기업을 지키고 가꾸는 일은 비단 기업인의 몫만은 아니며, 우리 모두의 사명이라 해도 과언은 아니다.
이런 의미에서 견고한 경영시스템구축은 지속가능경영에 핵심전제일 수밖에 없다. 이 밖에 장수기업의 전제조건들에는 어떤 것들이 있는지 살펴보자.
첫째, 매출액과 이익 증대만 실현되면 장수기업이 만들어 지는 걸까? 오래 살지 못하면 의미가 없고, 이익 없이는 장수가 불가능하다.
둘째, 결국 기업의 목표는 이익을 통해서 장수하는 것이라고 볼 때, 사장은 “지속가능경영을 사회책임경영, 윤리경영, 환경경영이라는 대외적 역할을 수행하는 것에 그치지 말고 적으로 이익을 기반으로 하면서 지속적인 시스템경영을 실천해야만 한다.
셋째, 기업이 추구해야 할 “지속가능경영”은 내부적으로 이익기반을 구축하기 위한 혁신경영과 창조경영, 외부적으로 사회와 조화를 이루어가면서 장수기업의 기반을 구축하기 위한 사회책임경영, 윤리경영, 환경경영뿐만 아니라 이를 지탱케 하는 시스템경영이 요체가 되어야만 한다. 흔히 인간이 추구하는 행복의 기준은 부귀영화라 한다. 그러나 “재산을 잃으면 조금 잃는 것이고, 명예를 잃으면 많이 잃는 것이며, 건강을 잃으면 모두 잃는 것이다”라는 경구를 부정할 사람은 없을 것이다. 그렇다면 인간은 재산보다 명예를, 명예보다 장수를 더 중요한 목적으로 삼아서 살아간다고 할 수 있지 않을까? 기업도 마찬가지 이치가 아닐까? 최종적으로는 기업의 이익추구와 함께 사회책임경영, 윤리경영, 환경경영과 더불어 완벽하고 견고한 경영시스템을 구축해 나아갈 때, 지속 가능경영, 즉 장수 기업이 탄생할 수 있지 않을까? 그런 의미에서 오너가 자신의 피땀으로 일군 기업을 자식이나 후계자에게 물려줄 때 단순한 재산이나 회사지분의 승계보다는 오히려 기업이 오너의 사후에도 영속할 수 있는 경영시스템을 물려주는 것이 현명한 경영자의 기본 인식이 되어야 할 것임에 틀림없다.
Ⅴ. 혁신형 기업과 시스템경영 혁신 솔루션
1. 혁신형기업 육성정책 개요
중소기업청은 최근 중소기업연구원에서 연구한 3만개 혁신형 중소기업 발굴 및 육성에 관한 연구를 통해 경영 혁신형 기업육성정책을 도입하여 2006년 7월부터 추진 중에 있다. 중소기업연구원의 연구결과를 중심으로 정부가 발표한 경영 혁신형 기업 육성정책을 살펴보면 다음과 같다.
(1) 경영 혁신형 기업 개념 도입의 필요성
경영 혁신형 기업 개념 도입은 다음의 필요성에 기인하고 있다.
- 경영 혁신의 확산
- 경영 혁신과 관련한 시장실패의 보안
- 경영 혁신 제조기업의 발굴
- 경영 혁신형 서비스기업의 발굴
(2) 경영혁신형 기업의 정의
경영 혁신형 기업이란 경영 혁신 결과의 사업화를 목적으로 현재 경영 혁신활동을 수행하고 있거나, 최근 3년 이내 경영 혁신활동을 수행하여 혁신성과를 얻고 있는 기업을 의미한다. 경영 혁신형 기업은 최근 들어 도입되는 개념으로 다음의 특성을 가지고 있다.
- 혁신분야 : 경영 혁신
- 업력 : 제한 없음
- 대상 업종 : 제조업 및 서비스업 전부
- 인증방법 : 경영 혁신형 기업 평가모델에 의한 인위적 인증
특히, 경영 혁신형 기업의 경우, 제조업에서는 비교적 안정기에 접어들어 성장을 추구하는 기업이 이에 해당할 가능성이 높으나, 서비스업에서는 신생기업에서도 경영 혁신형 기업이 있을 수 있다.
(3) 혁신형 기업의 유형 및 상호관계
경영 혁신형 기업 개념이 도입됨으로써 혁신형 기업의 유형은 다음과 같이 분류할 수 있다.
- Inno-Biz 기업
- 벤처기업
- 국가 연구개발사업 참여 기업
- 경영 혁신형 기업
(4) 기술혁신과 경영 혁신의 관계 및 구별
일반적으로 연구개발에서 신상품완성에 이르기까지의 과정은 공학적 기술 그 자체의 개발과 응용에 해당하는 것이므로 기술혁신에 해당함, 한편, 제품 기획에서 생산 및 마케팅에 이르는 전 과정은 경영전략의 실천과정이므로 경영 혁신에 해당함, 따라서 일반적으로 경영 혁신은 기술혁신을 포괄하는 개념이라고 할 수 있다.
또한 제품기획에서 연구개발에 착수하기 전까지의 과정과 신상품완성에서 생산 및 마케팅까지의 과정 그리고 그 후의 과정을 경영 혁신, 그리고 연구개발에서 신상품에 이르기까지의 과정을 기술혁신으로 구분하고 있다. 그 이유는 연구개발에서 신상품완성까지의 과정은 기술개발 및 그 응용의 과정이고, 제품기획과 생산 및 마케팅은 생산 ․ 영업 ․ 지원 부문에서 발생하는 활동이기 때문이다.
(5) 경영 혁신형 기업 평가모델
중소기업청이 발표한 경영 혁신형 기업 평가모델은 다음과 같다.
부 문 | 항 목 | 세 부 항 목 | 배 점 |
경 영 혁 신 활 동 (100) | 경영 혁신활동 추진환경 (50) | 매출액 대비 경영 혁신활동비용 비중 | 30 |
최고경영자의 경영 혁신 의지 | 10 |
경영 혁신활동에 대한 지원 | 5 |
경영 혁신추진 책임자의 경영 혁신추진 능력 | 5 |
경영 혁신전략 (15) | 경영환경의 관리 | 5 |
경영 혁신전략의 수립 | 5 |
경영 혁신활동의 고도성 | 5 |
경영 혁신 확산정도 (20) | 종업원의 경영 혁신 마인드 | 5 |
경영 혁신활동 참여인력 | 5 |
경영 혁신활동 참여부서 | 5 |
경영 혁신활동의 상시 지속성 | 5 |
경영 혁신추진 체계 구축상태 (15) | 경영 혁신 추진조직 | 5 |
경영 혁신활동 부서간 협력체계 | 5 |
경영 혁신활동의 종합적 관리 | 5 |
경 영 혁 신 성 과 (100) | 환경변화대응 능력향상(15) | 변화에 대한 예측 능력 | 5 |
변화에 대한 내생적 조정능력 | 5 |
기업활동의 효율성 향상 (15) | 기업의 경영목표 달성 효율성 | 5 |
시스템경영의 심화 | 5 |
통합적 경영자원 관리 | 5 |
경쟁력기반의 향상 (25) | 기술수준의 향상 | 5 |
물류의 효율적 관리 | 5 |
구매의 효율적 관리 | 5 |
미래선점 노력 | 5 |
종업원 만족도의 향상 | 5 |
재무성과의 향상 (50) | 성장성 | 20 |
수익성 | 20 |
자기자본수익성 | 10 |
주) 중소기업연구원, 3만개 혁신형 중소기업 발굴 및 육성에 관한 연구. P 18
[표1-2. 경영 혁신형 기업평가 모델]
(6) 혁신 마인드, 프로세스 및 경영성과 중심 모델
평 가 항 목 | 배 점 |
1.0 리더십(100점) | 1.1 경영비전 1.2 전략기획 1.3 성과령가 | 30 50 20 |
2.0 혁신전개(120점) | 2.1 혁신목표전개 2.2 혁신관리 2.3 혁신성과 평가 | 50 40 30 |
3.0 신뢰문화(80점) | 3.1 노사 신뢰관계 3.2 사회의 신뢰 3.3 신뢰수준 평가 | 40 20 20 |
4.0 인적자원 관리 (100점) | 4.1 업무설계와 평가보상 4.2 직원의학습 및 동기부여 4.3 직원의 복리후생 | 50 30 20 |
5.0 고객․시장관리프로세스 (120점) | 5.1 고객․시장에 대한 이해 5.2 고객과의 관계 강화 5.3 고객만족 수준 평가 | 50 50 20 |
6.0 연구개발 프로세스 (120점) | 6.1 연구 기획 6.2 연구 개발 6.3 개발성과 평가 | 50 50 20 |
7.0 생산운영프로세스 (100점) | 7.1 생산관리․생산 7.2 구매조달 7.3 공급사관리 7.4 품질관리 | 30 25 20 25 |
8.0 측정, 분석 및 지식관리 (60점) | 8.1 성과정보의측정 및 분석 8.2 지식관리 8.3 정보관리 | 30 20 10 |
9.0 경영성과 (200점) | 9.1 재무 및 시장성과 9.2 고객중시성과 9.3 프로세스 운영성과 9.4 학습과 혁신성과 | 50 50 50 50 |
합 계 | 1,000 |
주) 중소기업연구원, 3만개 혁신형 중소기업발굴 및 육성에 관한 연구. P 19
2. M전략시스템의 시스템경영 혁신 솔루션
M전략시스템이 개발한 시스템경영 혁신솔루션「Wellbiz-Sys」는 정부가 추진하려고 하는 경영 혁신형 기업에 필수적으로 도입되어야 할 하나의 경영시스템임에 틀림다. Wellbiz-Sys에 내포되어 있는 주요기능 및 혁신형 기업이 되기 위한 기본 요건들을 살펴보면 다음과 같다.
(1) 기업 경영 체계화
∘ PLAN - DO - SEE 기능의 체계화
∘ 균형 성장
(2) VISION 경영
∘ 명확한 경영방향, 목표 설정
∘ 선택과 집중경영
(3) 연단위 종합 경영진단
∘ 주기적인 자사 강ㆍ약점 분석
∘ Risk요소 사전 차단
(4) 중장기 경영 전략계획수립
∘ 중장기적 경영목표, 전략 설정
∘ 연도경영전략과 연계
(5) 연도 경영 전략계획수립
∘ 중장기 전략과 연계
∘ 계획 경영
(6) 부서 ․ 개인 분기, 월별 실행계획
∘ 실행을 위한 계획 : 목표 설정
∘ 부서, 개인단위 Action plan
(7) 예산계획
∘ 기업단위의 세입(수익), 세출(지출) 계획
∘ 기업단위의 예산계획 체계화
(8) 업무 프로세스화
∘ 효율경영의 기초단계
∘ 업무 체계화
(9) 업무의 매뉴얼화
∘ 업무 표준화
∘ 기업의 잦은 이직에 대한 대응방안
(10) 주간단위 업무계획 : 실적관리
∘ 기초 기간 단위별 계획적 업무 수행
∘ 주 단위의 업무량, 계획 달성율 측정
(11) 실행업무 등록 관리
∘ 지시 업무의 체계적 관리
∘ 자가 업무의 체계적 관리
(12) 업무 진척관리
∘ 업무 수행 단계별 체계적 진척관리
∘ 개인 및 부서 진척 통합관리
(13) 처리업무에 대한 종합관리
∘ 미결, 완결업무 구분관리
∘ 일상 업무 수행 과정에서의 업무 Quality & Speed평가로
∘ 고효율 업무수행 시스템구축
(14) 전자결재 시스템
∘ off-line 결재 시간 단축
∘ 시공을 초월한 업무 처리 가능
(15) 자사 경쟁력 평가
∘ 자사의 원초적 도산 예방 가능
∘자사 경쟁력 강화 방안 강구의 시발점 역할
(16) 생산성 평가
∘ 전사, 부서에 대한 생산성 측정 척도 활용
∘ 자사 생산성 향상 방안 강구의 시발점 역할
(17) 성과평가
∘ 전사 경영 성과평가 기능
∘ 부서별, 개인별 성과평가 기능
(18) 종합(연봉) 평가
∘ 전사, 부서, 개인평가 종합
∘ 성과평가 결과에 의한 보수(연봉) 책정
(19) 사내연수원 체계 확립
∘ 기획 관리업무 지식, 정보 제공
∘ 마케팅ㆍ영업 업무 지식, 정보 제공
∘ 사무관리(인사, 총무) 업무 지식, 정보 제공
(20) 정보창고
∘ 업무정보
∘ 업무 외 정보
∘ 독서 정보
(21) 도서, 자료 관리 체계화
∘ 도서관리
∘ 자료관리
(22) 제안 활성화
∘ 수시 업무 제안
∘ 제안자 - 평가자 외 기타 직원 의견 참여 기회 부여
(23) 전자문서 관리 시스템화
∘ 종이 없는 사무실 환경실현
∘ 서류함 제거로 사무 공간 확장
(24) 전자문서 분류 코드화로 검색 기능 강화
∘ 전자문서 분류 코드화
∘ 검색 기능 강화
(25) 지적재산권의 효율적 관리
∘ 지적재산권의 종류별, 기간별 관리
∘ 지적 재산권 등록 활성화
(26) 표준서식관리 체계화
∘ ISO로 생성된 표준서식의 실질적 활용 시스템
∘ 표준서식 On-line상 즉각적 활용 가능
(27) 사내 커뮤니티 활성화
∘ 사내 외 공지사항 수시 공지
∘ 사내 메일 송ㆍ수신
∘ 자유게시판, 토론방, 설문조사 가능
(28) 체계적 일정관리
∘ 전사, CEO 일정관리
∘ 부서, 개인 일정관리
(29) 회의관리
∘ 회의 소집관리
∘ 회의록 관리
(30) 직원정보관리
∘ 직원 기본정보 관리
∘ 직원 경조사 관리
(31) 업무수행 기본 정보관리
∘ 지시 받은 업무 List 관리
∘ 결재할 업무 List 관리
∘ 수신메일 List 관리
Ⅵ. 시스템경영 도입과 우리 회사의 미래상
1. 시스템경영 혁신의 기본효과
시스템경영 혁신의 기본효과를 살펴보면 다음과 같다.
∘ 전임직원의 시스템경영 혁신실천으로 경영전반에 걸쳐 체계적인 회사로 거듭 태어난다.
∘ 고효율 업무수행 체계 구축으로 전 직원의 업무 Quality & Speed가 향상되어 생산성이 극대화된다.
∘ 경쟁사대비 경쟁력이 확보되어 지속적인 성장이 보장되고, 복리후생이 향상되어 일할 맛 나는 직장이 된다.
2. 시스템경영의 핵심효과
시스템경영의 핵심효과를 살펴보면 다음과 같다.
(1)생산성 향상
∘ 물 흐르듯이 설계된 업무프로세스와 업무표준화 매뉴얼에 의한 업무 수행으로 전사적 생산성 향상
∘ 업무의 질 3년 내 3~5배 향상
∘ 업무 Speed 3년 내 3~10배제고 및 성과보상 체계 확립
(2) 원가절감
∘ 원가절감 시스템 구축
-원가요소별 관리시스템 체계화
-원가요소별 전담관리부서 지정운영
-원가절감 항목별 성과지표개발
-원가절감효과에 따른 보상체제 도입 실시
∘ 인건비, 경비 등 절감효과
-임직원 복리후생책 강구, 여력발생
(3) 효율성 제고
∘ 조직 및 인력관리 효율성 제고
∘ 매출 및 수익력 제고
∘ CEO없이도 돌아가는 자율경영시스템 구축
(4) 업무편리성 제공
∘ 시공을 초월한 업무 수행으로(Web근무환경) 재책업무수행 용이
∘ 대고객 서비스 즉각 대응
∘ 견적, 공사수행실적 등 즉시 제시 대응으로 영업효과 극대화
(5) 부대효과
∘ 연봉제의 객관적 Data 생산
∘ 합리적인 조직 및 인력통제
∘ 지식경영
∘ 전자문서 관리
∘ 사내 커뮤니케이션 원활화
∘ 제안활동 활성화
3. 우리 회사의 미래상
우리 회사가 시스템경영을 도입하여 일상 업무를 수행함에 있어 시스템경영 솔루션을 전임직원이 지속적으로 사용하면서 2~3년이 지난 후에는 다음과 같은 변화를 예상할 수 있다.
• 시스템이 완벽한 회사 • 생산성이 최고인 회사 • 경영 효율이 최고인 회사 • 경쟁력이 회고인 회사 • 임직원 복리증진 가능성 증대 |
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• 회사 발전과 더불어 나도 함께 성장하는 회사 • 좋은기업을 넘어 위대한 기업으로 탄생 |
Ⅶ. 시스템경영 혁신 기업에서 시스템적 업무 실행 챔피언이 되는 7가지 습관
필자는 그 동안 정부 투자기관과 재투자기관에서 샐러리맨으로 근무하면서 필자 스스로가 일을 잘하는 직원이 될 수 있는 방법을 연구한 바 있고, 또 두 개의 회사를 경영하면서 일 잘하는 직원들의 공통점이 무엇일까를 관찰하는 과정에서 다음과 같은 일 잘하는 직원들의 공통점을 발견하게 되었다. 이를 정리하면 다음과 같다.
1. 제1습관: 계획성 있게 업무를 수행한다.
∘ 월 단위 목표 - 주간계획: 실적관리에 투철하다.
∘ 주간계획 달성을 위해 일 단위 업무수행 계획을 수립하여 업무에 착수하고 실행한다.
∘ 하루의 시작과 끝의 30분을 잘 활용한다.
∘ 매일 의미 있는 일 1가지를 발굴하여 반드시 실행한다.
2. 제2습관: 업무정보 및 자료수집, 정리, 분석, 활용하여 메커니즘에 익숙하다
∘ 업무정보 및 자료 수립, 정리가 습관화 되어 있다.
∘ 자료 분석 및 활용 능력이 뛰어나다.
∘ 평소 자기 계발에 열심이다.
∘ 정보관리, 활용 메커니즘을 저작 및 강의 기회로 승화시킨다.
3. 제3습관: 업무실행 우선순위를 잘 정해 실행한다.
∘ 주단위로 진행업무, 미결업무를 점검하여 업무실행 우선순위를 정한다.
∘ 업무실행 우선순위 결정이 뛰어나다.
∘ 기본 업무수행 중간 중간에 부여된 추가업무에 대한 대응 능력이 뛰어나다.
4. 제4습관: 평소 업무수행과정에서 High-Quality를 추구한다.
∘ 업무 1차 담당 선에서 빈틈없이 업무를 처리하려는 마인드를 갖고, 업무에 임한다.
∘ 평소 2중-3중의 업무수행 패턴(line 업무수행관행)을 과감히 혁신하는 문화를 만들어 나간다.
5. 제5습관: 평소 업무를 speed하게 추진한다.
∘ 남들보다 일찍 출근하여 하루 업무를 준비한다.
∘ 쓸데없는 일에 시간을 낭비하지 않는다.
∘ 시간을 효율적으로 관리한다.
∘ 맡은 업무를 정해진 시간 안에 반드시 처리한다.
6. 제6습관: 그날 할 일을 내일로 미루지 않는다.
∘ 평소 미결을 최소화 한다.
∘ 그날 할 일은 그날 꼭 처리한다.
∘ 선행업무 지연으로 인해 추후 발생 업무에 영향을 미치지 않도록 바로 바로 처리한다.
7. 제7습관: 평소 성과 중심적 업무수행 자세를 견지한다.
∘ 책임감 있는 업무 자세를 견지한다.
∘ 타인을 의식하지 않고 솔선수범한다.
∘ 관련부서, 동료직원과 잘 융화하고 업무협조에 상호 적극적이다.
∘ 탁상기획을 지양하고, 필드의 의견을 최대한 반영하여 실현도 높은 업무를 기획하고 실행한다.
∘ 자신이 처리한 업무결과에 대해서는 항상 Feed back 하여 자가 점검하고, 향 후 업무추진에 개선, 반영한다.
Ⅷ. 시스템경영에 목숨을 걸어라
1. 시스템경영만이 살 길이다.
지금 모든 기업은 국내외적으로 무한경쟁 상황에 있다. 하루가 다르게 경쟁회사들이 출현하고 있고, 경쟁제품들이 쏟아져 나오고 있다. 가까운 곳에는 거대한 중국이라는 나라의 수많은 기업들이 저가공세를 취하고 있고, 대기업은 중소기업에 원가전가를 지속적으로 하여 오고 있다. 종업원들은 기업의 실제 경영상황과는 무관하게 매년 일정비율의 임금인상을 요구해 오고 있다.
이런 상황에서 기업이 사는 길은 오직 시스템경영 밖에 없다고 필자는 단언한다. 평소 업무 수행과정에서 비효율을 제거하고 임직원들이 피나는 노력으로 원가절감을 하고, 몸집을 축소하는, 그리고 나아가 최고의 경영효율과 1등 기업으로서의 경쟁력 확보만이 살 길임은 자명한 귀결이 아닐 수 없다.
시스템경영만이 살 길인 구체적인 이유를 살펴보면 다음과 같다.
∘ 시스템이 없는 기업은 죽은 기업이다. 시스템경영이 지속가능경영의 핵심 중의 핵심이기 때문이다.
∘ 기업의 인재는 시스템에 의해 만들어 진다. 인재도 시스템이 없으면 둔재가 되고, 둔재도 시스템이 있으면 인재가 된다.
∘ 무한경쟁 시대에 시스템경영만이 생산성 향상과 경쟁력 제고를 가져 올 수 있다.
∘ 경영시스템 완비가 되지 않은 상태에서의 주5일 근무는 야근과 미결만을 양산할 뿐이다.
∘ 사무생산성 향상(High Quality & High Speed)과 고효율, 자율경영시스템에 그 어느 때보다 필요한 때다.
∘ 시스템의 뒷받침 없는 단순한 BSC 도입은 실패로 끝날 확률이 높다. 시스템경영틀 속에서 성과관리시스템이 도입되어야 성공한다.
2. 우리 회사의 시스템경영 추진방법
시스템경영의 중요성과 기대효과는 이미 살펴보았다. 시스템경영의 필요성을 인식했다면 이제 우리 회사에서 도입하여 시스템경영을 실천하는 일이 다음에 해야 할 최우선 과제다. 시스템경영은 더 이상 머뭇거리거나 미루어서는 안 될 우리 회사의 최우선 실행과제임에 틀림없다.
우리 회사에서 시스템경영을 도입하는 순서 및 방법은 다음과 같다.
(1) 도입순서
첫째, 시스템경영을 단계별(PLAN - DO - SEE)로 추진하는 방법으로서 먼저 계획 시스템을 체계적으로 도입한 후 효율적인 실행관리 시스템을 도입하고, 이어서 성과관리 시스템을 도입하는 방식으로 시스템경영 15단계를 차례대로 구축해 가는 식으로 진행하는 것이다. 이 순서는 원칙적인 순서이지만 기간이 오래 소요된다는 단점이 있다.
둘째, 종합성과시스템(BSC 등)을 먼저 도입한 후 역순으로 선행시스템 (PLAN - DO)을 점진적으로 구축하는 방법이다.
(2) 도입방식
첫째, PLAN-DO -SEE가 동시에 내포되어 있는 M전략시스템이 국내 최초로 개발한 시스템경영 혁신 솔루션인 WELLBIZ-SYS를 도입하여 시스템경영을 실현하는 방법이다. WELLBIZ-SYS 솔루션은 전략계획 뿐만 아니라 실행관리 시스템과 성과관리 시스템이 회사실정에 맞춰 맞춤식으로 개발된 시스템경영 혁신 솔루션이다.
둘째는 표준형 솔루션으로 PLAN과 DO는 WELLBIZ-SYS와 같으나, SEE부분이 BSC 성과관리 시스템이 아닌 MBO(목표관리) 형태로 개발된 중소기업에 적합한 표준형 솔루션이다. 종업원 50명 이내의 기업에는 제대로 된 성과관리 시스템 보다는 1차적으로 MBO(목표관리) 시스템을 도입하여 사용하다 조직이 커지고 기업규모가 커지면 그 때 제대로 된 성과관리 시스템을 도입하더라도 늦지 않다.
3. 시스템경영 도입을 위한 변화와 혁신 마인드
시스템경영을 도입하기 위해서는 전임직원들의 변화와 혁신마인드 없이는 불가능하다. 시스템경영을 실천하여 초일류 기업이 되기 위해서는 다음과 같은 일련의 사례와 사회 현상들을 직시하고 나부터 변화하고 혁신하겠다는 실천 의지를 갖고, 변화와 혁신의 선봉장이 될 때 나의 발전과 더불어 회사의 성장에도 기여하는 조직원이 될 수 있을 것이다.
∘ 삼성 이건희 회장
“ 자식과 마누라만 빼고 모두 바꿔라”
∘ 45정 ↔ 38선 시대
“ 현실에 안주하는 샐러리맨에게 장래는 없다.”
∘ 일개미 천국 & 놀개미 천국
“ 들어갈 때도 시험이 없고, 들어가서도 시험(성과평가)이 없는 회사(공기업)는 놀개미들의 천국”
∘ 변화 & 혁신 없이 우수기업(공기업) 될 수 없다.
∘ 객관적인 성과평가시스템을 도입하지 않은 것은 페어플레이를 할 수 없는 진흙탕 싸움터다.
2. 시스템경영 성공을 위한 PLAN - DO - SEE의 균형
시스템경영이 중요함에는 틀림없는 사실이지만 시스템경영 자체가 중요한 것이 아니라 시스템경영을 통해 최상의 성과를 내는 것이 중요하다. 따라서 높은 성과를 나타내기 위해서는 PLAN - DO -SEE의 균형이이 필요하다. 필자는 그 동안 많은 기업의 컨설팅을 수행하면서 최상의 균형은 PLAN에 20%, SEE에 20%, 그리고 DO(실행)에 60% 정도의 비중을 두는 것이 가장 조화로운 전략계획-실행-성과평가의 조화라 생각한다.
VISION 경영 | 
| PLAN(20%) | 
| 전략경영 |
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| | |
고효율, 자율경영 |
| DO(60%) |
| 생산성, 경쟁력 증가 |
| |
| | |
성과+인간중심 인재양산 |
| SEE(20%) (결과중심) |
| 무임승차자 감축 |
[표 1-3. PLAN-DO-SEE 균형도]
5. 시스템경영은 위대한 영속 기업으로 가는 지름길
시스템경영은 위대한 영속기업으로 가는 지름길이다. 시스템이 견고하면 그 만큼 경영효율이 높고, 생산성도도 높아질 수밖에 없다. 경영효율과 생산성이 높아지면 자연 수익성이 향상되고, 수익성 향상은 결국 생산성으로 이어져 전반적으로 지속가능기업으로서의 기본과 함께 안정적인 경영의 기틀이 마련되는 계기가 된다.
이와 같은 일련의 시스템경영 효과는 나아가 초일류기업, 좋은 기업을 넘어 위대한 기업, 그리고 초우량기업으로 성장하게 되고, 견고한 경영시스템으로 인해 영속기업으로서의 체질강화에도 일조를 하게 되어 결국 종합적으로 위대한 기업의 반열에 오르는 영예를 안게 된다.
시스템경영의 근본 효과와 시스템경영의 주변 개념들을 정리하면 [그림 1-9] 시스템경영 종합 효과 및 관련개념도와 같다.
[그림 1-4. 시스템경영 기본효과 및 관련 개념도]
(출처 : '시스템경영혁신만이 살 길이다' / 박주관 지음/ M전략시스템