회의는 야구 경기보다는 축구 경기에 가깝다. 야구에서는 한 명의 선수가 무기력하게 경기를 운영해도 크게 경기에 영향을 주지 않지만 축구는 다르다.
한 명의 선수가 무기력한 마음으로 경기에 임한다면 그 팀은 제대로 기량을 발휘할 수 없다.
이와 마찬가지로 회의에서도 골을 넣고자 하는 의욕이 없는 사람은 회의에 참가시키지 말아야 한다.
'효율적인 회의'. 모든 조직이 고민하는 화두입니다.
회의를 거의 하지 않아 '방향'을 잡지 못하며 시간을 보내는 조직도 문제이지만, 회의가 너무 많고 길어 오히려 효율성을 떨어뜨리는 조직도 문제입니다.
회의를 어떻게 효과적으로 운영해 조직의 목표를 달성할 것인가. 우선 회의가 토론을 통해 몇가지 대안중 하나를 결정해야하는 것이라면 '꼭 필요한 사람'만 참석시켜야 합니다. 회의 참석자가 많다고 좋은 것은 아니며, 오히려 시간만 늘어지고 분위기가 분산될 가능성이 커지기 때문이지요.
안건에 관련이 있고 일을 해내겠다는 의욕이 충만한, '기여'를 할 수 있는 사람들만 소집하는 겁니다. 마치 축구에서 골에, 승리에 대한 의욕이 충만한 선수들만 스타팅 멤버로 부르는 것과 마찬가지입니다.
회의의 목적이 토론과 결정이 아닌, 원활한 의사소통에 있다면 상황은 조금 다릅니다. 과거 삼성이 HP와 합작해 만든 한 회사는 전 직원 200명이 매일 오전 10시 커피 미팅을 가졌다고 합니다. 짧은 시간이지만 매일 부서와 직위의 장벽을 넘어서 편안하게 서로 커뮤니케이션을 할 수 있는 '통로'를 만들어 놓은 것이지요.
회의는 조직을 비전달성을 위해 효과적으로 전진하게 할 수도 있고, 무기력과 비효율의 늪에 빠뜨릴 수도 있습니다.